ঢাকা বৃহস্পতিবার, ১৭ অক্টোবর ২০১৯, ২ কার্তিক ১৪২৬,    আপডেট ১ ঘন্টা আগে
ডা. রেদওয়ান বিন আবদুল বাতেন

ডা. রেদওয়ান বিন আবদুল বাতেন

জনস্বাস্থ্য গবেষক

ইউনিভার্সিটি অব আইওয়া


১২ অক্টোবর, ২০১৭ ১৮:৪১

রোড টু পিএইচডি-১২: ডকুমেন্ট প্রস্তুতি

রোড টু পিএইচডি-১২: ডকুমেন্ট প্রস্তুতি

আপনার সকল সার্টিফিকেট ও ডকুমেন্ট স্ক্যান করে ফেলুন। তারপর সেগুলোকে কয়েকটি ফরম্যাটে সেভ করে রাখুন। মনে রাখতে হবে যে এক এক ইউনিভার্সিটি এক এক ধরনের ফরম্যাটে ডকুমেন্ট চেয়ে থাকে।

ডকুমেন্টগুলো জেপিইজি এবং পিডিএফ ফরম্যাটে স্ক্যান করে রাখুন। ডকুমেন্টের সাইজও খেয়াল রাখতে হবে। অধিকাংশ সাইটেই নির্দিষ্ট কিলোবাইটের সাইজ দেয়া থাকে। প্রতিটি অ্যাপ্লিকেশানের সময় তাই নির্দিষ্ট ফরম্যাট এবং সাইজ খেয়াল করে আপলোড করবেন।

পাসপোর্ট থেকে শুরু করে সকল আইডেন্টিটি ডকুমেন্ট এক জায়গায় রাখবেন। যে ডকুমেন্টগুলো বাংলায় আছে, সেগুলো যথাযথ জায়গা থেকে ইংরেজি করিয়ে ফেলুন। যেমন জন্ম নিবন্ধন, ম্যারেজ সার্টিফিকেট ইত্যাদির ইংরেজি ভার্শন কালেক্ট করে রাখবেন।

ডকুমেন্টগুলো আলাদা আলাদা ফোল্ডার করে রাখবেন। যেমন আইডেন্টিটি ডকুমেন্টগুলো এক ফোল্ডারে, এসএসসি’র সবগুলো ডকুমেন্ট এক ফোল্ডারে, বিডিএস/এমবিবিএস এর ডকুমেন্টগুলো এক জায়গায় - এভাবে গুছিয়ে রাখবেন।

ডকুমেন্টগুলো রিনেম করে প্রতিটির যথাযথ নাম দিয়ে রাখবেন যাতে প্রয়োজনের সময় খুঁজে পেতে সময় নষ্ট না হয়। খুব সহজে খুঁজে পাবেন এবং মনে রাখতে পারবেন এমনভাবে প্রতিটি ফাইলের নামকরণ করবেন। প্রতিটি ফাইলের জেপিইজি এবং পিডিএফ ভার্শনের যেন একই নাম থাকে তা খেয়াল করবেন।

অরিজিনাল ফাইলগুলো রেডি করার পর ব্যাকআপ হিসেবে গুগল ড্রাইভে বা অন্য কোন ক্লাউড সার্ভিসে রাখুন। পেন ড্রাইভ থাকলে সেখানেও রাখুন যাতে যেকোন জায়গায় বসে কাজ করতে অসুবিধা না হয়।

কোন ইউনিভার্সিটি যদি স্পেসিফিক ফরম্যাটে ডকুমেন্ট চায় তবে ঐ ইউনিভার্সিটির নামে একটি আলাদা ফোল্ডার তৈরি করে তাতে প্রয়োজনীয় ডকুমেন্ট কপি করে তারপর সেগুলো এডিট করবেন। মূল ফোল্ডারের অরিজিনাল কপি এডিট করবেন না ভুলেও।

মনে রাখবেন অ্যাপ্লিকেশান প্রসেস অনেক লম্বা একটি প্রক্রিয়া। তাই গুছিয়ে কাজ করলে এর থেকে কেবল আপনিই উপকৃত হবেন।

তাই কোন ফাইল ডাউনলোড করে সেভ করার সময় ২০-৩০ সেকেন্ড বেশি খরচ করে নতুন একটি ধাপের জন্য মূল ফোল্ডারের ভেতর নতুন সাব-ফোল্ডার ক্রিয়েট করে তার ভেতর রিনেম করে সেভ করুন। ব্রাউজারে আগে থেকে ডাউনলোড অপশন এডিট করে ম্যানুয়েল দিয়ে রাখুন।

সব ডকুমেন্ট একসাথে একজায়গায় ডাউনলোড হলে প্রয়োজনের মূহুর্তে আপনি ডকুমেন্টটি খুঁজে নাও পেতে পারেন। বিদেশিরা হয়ত কিছু একটা জানতে চেয়েছে আর আপনি ডকুমেন্ট খুঁজে মরছেন। সময়মতো উত্তর দিতে পারছেন না। কী দরকার এত ভেজালের? গোছানো থাকুন। সবার জীবন সহজ হবে।

প্রতিটি ধাপের জন্য ধারাবাহিকভাবে আলাদা করে নাম্বার দিয়ে ফোল্ডার তৈরি করে ফাইলগুলো সংরক্ষণ করুন। ধরুন কোথাও আপনি অ্যাপ্লাই করেছিলেন কিন্তু চান্স পাননি। সে ইউনিভার্সিটির ফোল্ডারের প্রতিটি ডকুমেন্টও গুরুত্বপূর্ণ। নিজের প্রস্তুতিকে শাণিত করার জন্য এই ডকুমেন্টগুলো বারবার পড়া প্রয়োজন।

ডিজিটাল ডকুমেন্টের পাশাপাশি অ্যানালগ ডকুমেন্টগুলোও সুন্দর করে গুছিয়ে রাখতে হবে। এজন্য নীলক্ষেতে সুন্দর ফোল্ডার পাওয়া যায় যেগুলো কম্পার্টমেন্টে ভাগ করা থাকে। আপনার অরিজিনাল সার্টিফিকেটগুলো গুছিয়ে সংরক্ষণ করবেন।

খেয়াল রাখবেন, কোন ডকুমেন্ট আপনার আছে কিন্তু ফোল্ডারে নেই এমন পরিস্থিতি সর্বদা এড়িয়ে চলবেন। ধরুন আপনি কোন একটা কোর্স করেছেন কিন্তু সময়ের অভাবে বা আজকে আনবো কালকে আনবো বলে সার্টিফিকেটটি তোলা হয়নি। আমাদের গাফিলতির কারণে অনেক সময় এমনটা হয়ে থাকে। এখন অ্যাপ্লিকেশানের সময় হঠাৎ সেই অগুরুত্বপূর্ণ ডকুমেন্টটিই ভাইটাল হয়ে দাঁড়াল। নিজেকে দোষ দেয়া ছাড়া আর কী করবেন?

তাই ল্যাপটপে ডিজিটাল এবং ফোল্ডারে অ্যানালগ ডকুমেন্ট সাজিয়ে রাখা - অ্যাপ্লিকেশানের অন্যতম পূর্বশর্ত। বড় ঝামেলা থেকে বাঁচতে এইটুকু ছোট ঝামেলা আপনাকে সহ্য করতেই হবে।

ডিসক্লেইমার

পূর্ববর্তী পর্ব: রোড টু পিএইচডি-১১: ফেসবুক ইজ ভাইটাল

পরবর্তী পর্ব: রোড টু পিএইচডি-১৩: ল্যাপটপ মডেম ইন্টারনেট

  এই বিভাগের সর্বাধিক পঠিত